In Kenya, Open Contracting Improves Efficiency & Curbs Corruption

With citizens’ lives on the line and government spending at record highs, ensuring accountability to citizens is imperative to maintaining trust and effectively managing KEMSA’s procurement in response to COVID-19. Open procurement data can help in improving the efficiency of emergency procurement and support civil society groups to detect corruption and monitor the effectiveness of service delivery.

“This level of transparency and through the use of technology will go a very long way in ensuring that we have the confidence of our people that those placed in institutions are able to manage the resources of the Kenyan taxpayer plus our development partners in an open and transparent manner” – President Uhuru Kenyatta

Much can be learned from Makueni County in Kenya, a county that publishes and uses open, accessible, and timely information on government contracting to engage citizens and businesses. The Makueni Open Contracting Portal is an interactive site built by Development Gateway (DG) that provides detailed information on each step of the tender, award, and contract implementation process at the county level. These steps are now recorded within the interactive Makueni Open Contracting Portal – making information available for citizens at each step of the process. The county plans to go a step further to publish all implementation data such as community monitoring reports, also known as PMC reports and supplier payment vouchers.

The goal of the portal is to improve the efficiency of public procurement management and support the delivery of higher-quality goods, works, and services for residents of Makueni County through enhanced citizen feedback.

What We Learned from Makueni County

Lesson 1: Public Data Improves Efficiency

The primary role of the Ministry of Health and KEMSA in Kenya during an emergency situation is to provide citizens timely, affordable, and efficient supplies and services. Digitizing and publishing procurement data will provide the Ministry insights on whether funding and services are reaching intended beneficiaries. 

Publishing procurement data will also encourage better monitoring from relevant state and non-state actors. The Ministry of Health and KEMSA will have the opportunity to aggregate non-state actors’ feedback and state actor insights. This feedback will enable them to make data-driven decisions that will improve service delivery to citizens, promote efficient allocation of resources and ultimately saving costs.

DG has developed interactive M&E dashboards to support analysis currently used by Makueni County. The series of charts and visualizations provide helpful data insights – such as top suppliers that received contracts and the percentage of awards that go toward the Access to Government Procurement Opportunities (AGPO), which requires tenders to be awarded to women, youth, and people with disabilities.

Since the start of the use of the Makueni open contracting portal in 2019, improved resource utilization and efficiency in procurement has been identified by the County leadership. Governor Kivutha Kibwana cited that the County has saved Kes. 30,000,000 from the Roads department as a result of using the portal.

Lesson 2: Building Trust is Essential to Combating Corruption

The complexity of emergency responses such as COVID-19 requires cooperation between the private sector, national, and county government to ensure timely delivery of supplies. KEMSA publishing data will promote feedback and engagement of business and citizens further building trust and collaboration. Publishing procurement data also equips civil society and citizens with the information needed to help combat corruption. For example, reporting counterfeits, frauds, and scams – which has been a key corruption issue identified globally in COVID-19 response procurement, particularly PPEs.

DG has implemented its corruption risk dashboard in Makueni, which uses high powered analytics and global research to identify risk profiles for potential corruption in procurement. KEMSA can adopt the corruption risk dashboard as a red-flagging tool to assist in identifying procurement activities that merit in-depth auditing of corruption risk – including fraud, collusion, and process rigging – over time. These analytics will allow the organization to address cases of corruption before taxpayer money is lost.

Lastly, publishing Beneficial ownership data can enable governments to quickly perform minimal standards of due diligence on companies they are buying goods and services from. As well as reducing the immediate risk of corruption, beneficial ownership data provides a valuable trail for future audit.

Une priorité absolue pour Development Gateway : An IREX Venture (DG) est de collaborer étroitement avec les partenaires pour s’assurer que la conception et la mise en œuvre de nos programmes s’alignent réellement sur les besoins des partenaires (c’est-à-dire une approche de co-conception). Cette approche de co-conception est particulièrement vitale lorsque notre objectif est d’obtenir un consensus à travers plusieurs pays de mise en œuvre sur les prochaines étapes d’un programme donné, tout en équilibrant les priorités politiques et stratégiques de chaque pays. 

Pour contribuer à la réalisation de cette priorité dans le programme Data on Youth and Tobacco in Africa (DaYTA) de DG, nous nous sommes appuyés sur notre approche de co-conception, en l’intégrant à toutes les activités tout au long de la première année de mise en œuvre du programme. Cette démarche a abouti à un atelier de quatre jours avec les partenaires, du 30 octobre au 2 novembre, à Naivasha, au Kenya. C’était la première fois que nous réunissions des responsables gouvernementaux de plusieurs pays à cette échelle pour s’engager dans la co-conception avec d’autres partenaires non-gouvernementaux. En réfléchissant à cet atelier et au travail qui l’a précédé, nous avons identifié trois idées ci-dessous sur notre approche de co-conception avec des parties prenantes représentant plusieurs pays. 

Trois points de vue sur une approche de co-conception multinationale et multi-partenaires 

1. 1. S’efforcer d’impliquer une diversité de partenaires et adapter l’engagement en fonction de leur expertise, de leur intérêt et de leur disponibilité : Qu’il s’agisse de services gouvernementaux, de sous-traitants ou d’organisations de la société civile, chaque partenaire apporte un point de vue et une expertise uniques. Par conséquent, une approche de co-conception réussie impliquera profondément chaque partenaire tout au long du processus afin de s’assurer que leur précieuse contribution est donnée et reflétée dans la conception et la mise en œuvre du programme, en fonction de leur domaine d’expertise et de leur disponibilité. En dehors des réunions avec l’ensemble du consortium de partenaires, une étape importante de l’approche de co-conception de DG consiste à comprendre le style de communication et la disponibilité de chaque partenaire afin de comprendre et de prendre en compte leur implication dans le reste du programme.
      
      Par exemple, dans le consortium des partenaires DaYTA, nous avons de nombreux experts – à la fois au sein des pays DaYTA et entre eux – qui travaillent dans des secteurs tels que la recherche, l’université, la santé publique, la lutte antitabac, les médias et la défense des jeunes, entre autres. Le tabagisme chez les jeunes étant très nuancé, nous nous appuyons sur les connaissances de chaque partenaire dans son secteur pour créer des solutions programmatiques afin d’améliorer la création et la mise en œuvre de la politique de lutte antitabac. Par conséquent, notre principal objectif en matière de co-conception est de veiller à ce que tous les partenaires soient impliqués tout au long du processus. 
   2. Mettre l’accent sur l’équité entre les partenaires de la co-conception en créant des opportunités de collaboration entre les pays ainsi que des discussions spécifiques à chaque pays : Chaque partenaire apporte une valeur ajoutée à la co-conception ; cependant, chaque partenaire travaille également dans son propre pays et dans son propre contexte. Par conséquent, certains besoins, préoccupations ou (même) idées peuvent ne pas être appropriés pour être partagés par l’ensemble du consortium de partenaires de co-conception – en raison de contraintes de temps ou d’aspects politiques ou culturels propres à un contexte donné.Avant l’atelier de Naivasha, nous avons organisé des ateliers indépendants au niveau national, au cours desquels les équipes nationales ont pu approfondir les préoccupations, les besoins et les prochaines étapes de leur travail. Une fois réunis à Naivasha, nous avons facilité l’apprentissage croisé par le biais de séances en petits groupes mixtes et veillé à ce que diverses parties prenantes aient la possibilité de partager leurs points de vue, leurs conclusions, leurs préoccupations, etc. en séance plénière. En outre, nous avons continué à proposer des sessions spécifiques à chaque pays. Enfin, toutes les sessions ont bénéficié d’une interprétation de l’anglais vers le français (et vice versa) afin de garantir l’inclusion de tous les partenaires et l’accessibilité de chaque session.
   3. Créer des structures ou des mécanismes de gouvernance pour impliquer les partenaires au niveau national et international : L’une des prochaines étapes importantes identifiées lors de l’atelier de Naivasha est la nécessité de créer de nouvelles structures et de nouveaux mécanismes de gouvernance, tels que des comités de pilotage ou des conseils consultatifs, dans les trois pays de l’initiative DaYTA et entre eux. La collaboration coordonnée entre les structures de gouvernance de trois pays sera une nouvelle opportunité pour DG, mais nous avons vu les avantages que ces types de structures peuvent avoir sur l’engagement des parties prenantes dans des pays spécifiques. En particulier, lors de la mise en œuvre du programme TCDI de DG, un conseil consultatif technique a été créé en RDC dans le cadre de la recherche sur le commerce illicite. Étant donné que cette structure a permis d’engager de manière significative les parties prenantes techniques du gouvernement et des universités, et que les structures de gouvernance constituent une pratique exemplaire dans le secteur, nous avons convenu que la mise en place de structures similaires pour DaYTA dans chaque pays serait le meilleur moyen de poursuivre l’élan amorcé lors de cet atelier et de fournir des points de contact actifs pour les mises à jour et le retour d’information tout au long de la mise en œuvre.

Restez à l’affût de nouvelles informations à mesure que DaYTA progresse dans le processus de co-conception, crée de nouvelles structures de gouvernance et entame des recherches primaires sur le tabagisme chez les adolescents !